テーブル作成の第一歩

 Accessにおいてテーブルは最も基本的かつ重要なモノ(オブジェクト)です。とにかくテーブルにデータがないことには何も進みませんので、まずはテーブルを作成してみたいと思います。

テーブル作成の手順

 例としてまずは簡単な住所録を作成することとします。Accessのファイルを開き、ウインドウ上部の「作成」タブを選択した上で「テーブルデザイン」をクリックします。
(※新しいファイルを作成したときは、勝手にテーブルができていてデータが入力できる状態になっているかと思いますが、テーブルの右側にある×印をクリックして一度テーブルを破棄し、「作成」タブの選択、「テーブルデザイン」のクリック、と進めてください)


 デザインビューという、Excelではちょっと見たことのないような画面になります。ここでは、テーブルにどのような項目を記録していくのかを定めます。「フィールド名」と記されたところの下のスペースに、記録していく項目を表す名称を入力していきます。「データ型」と記されたところの下のスペースには「短いテキスト」と自動的に入力されていきますが、とりあえずそのままとしておきます。


 ウインドウの左上にある「表示」をクリックし、さらに「データシートビュー」をクリックします。


 このとき、ひとまずテーブル保存するよう促されますので適当な名前をつけてOK(保存)しておきます。


 さらに「主キーが設定されていません。」というメッセージが出ます。主キーの設定はデータベースにおいて非常に重要なことなのですが、当面は必要ないので「いいえ」としておきます。


 これでいよいよ実際のデータが入力が可能となります。先ほど定めた「氏名」「住所」といった項目は列(フィールド)の名前として表示されます。これに沿って適宜データを入力していきます。


 非常に簡単ですが、以上のように列(フィールド)の名前を決めてあとは上から下に向かってどんどん新しい行(レコード)を追加していくだけでテーブルは作成でき、テーブルの作成に関して覚えるべき要素はそれほど多くありません。Excelのように自由に他の場所(セル)の値を参照することはできませんし、関数の利用も大きく制限されたものとなります(古いバージョンでは全く不可能でしたが、後で見るようにデータ型の設定により一部可能となっています)。セルの結合のようなレイアウトの変更もできません。

テーブル作成における基本的な注意点

 何気なくテーブルを作成してみましたが、Excelなどと比較して明らかに違う点があります。それは、列の名前は定めなければならない一方で、行の名前を定めることはできない、ということです。Accessにおいては列(フィールド)はデータの項目を区別するものであり、一方で行(レコード)は1件1件のデータである、ということが明確に区別されているのです。よって、新しい1件のデータを加えていく場合は必ず下へ下へと行を追加していくこととなります。Excelの場合、列と行は基本的に均質です(実用上はAccessと同じく、下に向かって新しいデータを追加していくほうが使いやすいと思われますが)ので、右に向かって新しいデータを追加していく形にすることも可能でしたが、Accessではできません。ムリヤリできないこともないですが、列の名前と値を指定して行を検索する、というAccessの特性上、活用が困難なテーブルとなってしまいます。