宛名ラベルウィザードの利用

 封筒に貼り付ける宛名ラベル(タックシールとかラベルシールとも言われます)を手軽に作成できる宛名ラベルウィザードについて紹介します。
 各メーカーの製品情報が登録されており、それを選ぶだけでラベルを作成できます。また、未登録の製品であっても製品に記載されている余白の大きさや列数などの情報を入力するだけで簡単に作成できるようになっています。 


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 まずは手持ちのラベルのメーカーと製品番号を確認します。
 画像はラベル業界大手A-oneのインクジェットプリンタ用ラベルですが、よく見ると品番として「28911」と記載されています。どのメーカーの製品でもこのように製品番号が記載されています。


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 また、ラベルに記載する宛先情報として、このようなテーブルを用いるものとします。


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 さて、テーブルを選択した状態で、「作成」タブの「宛名ラベル」をクリックします。


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 使用するラベルのメーカーと製品番号を選択するウインドウが現れます。
 探してみますとA-oneの「28911」がみつかりました。このように製品がリストに存在している場合は、以下の「製品が登録されている場合」に進んでください。
 もし、手持ちのラベルのメーカーや製品番号が見つからなかったら、以下の「製品が登録されていない場合」に進んでください。



製品が登録されている場合

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 上記画像の再掲です。
 メーカーと製品番号を選択したら、「次へ」をクリックします。


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 フォントや文字の大きさなどを設定するウインドウが現れます。
 ただし後で個別に設定できますので、特に変更せず先に進みます。


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 ラベルに記載するフィールドを設定するウインドウです。
 左側のリストからフィールド名を選択し、「>」をクリックするとフィールド名は右側のリストに移動します。右側のリストに移ったフィールドがラベルに表示されます。
 ただしここで詳細に設定するのはかえって面倒になりますので、さしあたり「番号」だけ選択しておいていったん完成した後に修正するものとします;-o-)


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 並べ替えの基準となるフィールドを設定するウインドウです。
 左側のリストからフィールドを選択し、「>」をクリックするとフィールド名は右側のリストに移動します。そのフィールドを基準として並べ替えが行われます。
 「番号」で並べ替えることとしますので、左側のリストから「番号」を選択し「>」をクリックして先に進みます。もちろんこれも後で変えられます。

 以上で一旦設定終了となります。
 このあとレポートの名前を決めたりするウインドウが出ますが省略します。


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 さて、できたレポートを印刷プレビューで見ると「番号」が2列にわたって表示されています。
 文字こそほとんどありませんが、余白やラベルの寸法はきちんと設定されています。


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 よって、あとは表示されるフィールドを再度設定するだけです。
 このレポートをデザインビューで開き、テキストボックスを配置し表示させるフィールドを設置します。さらにフォントサイズや装飾、文字の付加(「〒」や「様」)を行い、位置を調整すれば作業は完了となります。


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 完成した印刷プレビューです。


製品が登録されていない場合

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 さて、ラベルの製品番号が登録されていない場合は、その製品の余白やラベルのサイズを入力し、新たなラベル(ユーザー定義ラベル)として登録します。
 ここでは例としてA-oneの「72321」というラベルを用いるものとします。


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 よく見ると余白やラベルのサイズが記載されています。
 A4版で、余白は上下各14.8mmで左右は0mm、ラベルサイズは縦横38.1mm×70mm、列数は3となっています。


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 これを踏まえて先に進みます。
 最初の製品選択のウインドウで「ユーザー定義ラベル」ボタンをクリックします。


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 また小さなウインドウが現れますので「新規」をクリックします。


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 詳細設定のウインドウが現れます。
 さっきみた絵と同じような感じの画面に数字をはめこんでいくだけですので、わかりやすく入力できます。
 ラベル名欄に製品名を入力し、余白とラベルサイズを入力していきます。単位がセンチメートルですので注意してください。
 そして列数を入力すればひとまずOKです(忘れやすいので注意)。


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 OKをクリックするとプリンタの設定によって余白の修正を促されます。
 仕方ありませんので「はい」とします。


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 自動的に左右の余白が設定(修正)されます。


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 再度OKとすると新たな製品として登録されます。
 このウインドウを閉じると…


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 最初のウインドウに戻ります。ここで「次へ」をクリックし、あとは上記の製品が登録されている場合の内容に沿って進めていけばOKです。
 なお「ユーザー定義ラベルを表示する」のチェックを外すと完全に最初の状態に戻り、デフォルトで登録されている製品リストから再度探すことができます。再度チェックを入れれば登録済みのユーザー定義ラベルを探すことができます。


設定後の注意

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 ユーザー定義ラベルの設定直後にこのようなメッセージが現れる場合があります。
 このとき、設定した内容は反映されていませんので、このレポートは印刷に使わないようにしてください。
 用紙サイズが設定されていないのが原因ですので、そのままページ設定から適切な用紙サイズを選択し、その後に再度宛名ラベルウィザードを開いて設定し直してください(設定は残っていますのでそれを選ぶだけでOKです)。

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 また、ラベルを印刷プレビューで開いたときにこのようなメッセージが表示されることがあります。
 上記で見たように余白が小さすぎる場合は一度修正されますが、それでも印刷が欠けることがあります(特に左右)のでラベル内のレイアウトには余裕を持つようにし、念のため試し刷りを行うようにしてください。