レポートでレコードごとに連番をふる

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 AccessにはExcelでいうROW関数のようなものがありませんので、レコードの順番に沿って連番を表示するということは基本的にできません。
 しかし、レポートでは数字の累計を表示する機能があるため、これを使って連番をふることができます。
 なお、レポートのレコードソースとして右のようなクエリを用いることとします。


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 まず通常の表示ですが、並べ替えの設定によりレコードを社員番号順に表示させます。


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 印刷プレビューです。
 きちんと社員番号順に並んでいるのがわかります。

 ここで、社員番号の代わりに1から始まる連番を表示させてみましょう。


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 デザインビューにもどり、テキストボックスのコントロールソース(表示させる内容)を「=1」とします。
 そして、このテキストボックスのプロパティ(右クリックし「プロパティ」を選択するなどして表示させることができます)のうち「集計実行」の値を「全体」とします。


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 印刷プレビューです。
 集計実行プロパティのはたらきにより「1」という値がレコードごとに累計されますので、結果的にレコードごとの連番となります。
 

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 次に、「部署番号」列によりグループ化の設定をしたときの例です。
 このようにグループ化の設定をしている場合、1つのグループごと(つまり1つの部署ごと)に1から連番をふりなおしたい、ということも考えられます。
 そうする場合は、テキストボックスの「集計実行」プロパティの値を「グループ全体」に変えます。


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 印刷プレビューです。
 狙い通り、1つの部署ごとに連番が1から始まっているのがわかります。